업무 매뉴얼이나 가이드를 자주 작성하시나요? 회사생활을 하다 보면 매뉴얼이 필요한 상황이 빈번하게 발생합니다. 신입 교육이나 인수인계를 할 때도, 고객의 질문에 답하거나 클라이언트사에 우리 서비스를 소개할 때도 매뉴얼이나 가이드는 필요하죠.
하지만 2023년 4월 Tango에서 실시한 설문조사에 따르면, 모든 매뉴얼/가이드가 효율적이고 도움이 되는 것은 아닙니다. 오히려 사용자를 혼란스럽게 하고, 자꾸만 추가적인 질문을 하게 만드는 매뉴얼도 있죠. (출처: Tango)
오늘은 이런 비효율적인 매뉴얼의 특징을 알아보고, 매뉴얼을 작성할 때 하지 말아야 할 사항들과 쉽고 빠르게 업무 매뉴얼 또는 가이드를 작성할 수 있는 방법을 안내하려고 해요.
1. 긴 영상은 금물!
FAQ를 설명영상으로 대체하는 사이트들을 종종 볼 수 있습니다. 특히 PC 웹 버전에서 주로 활용하는 SaaS 서비스들이 그렇죠. 하지만 아무리 잘 만든 영상이더라도, 긴 영상은 장기적인 업무 교육과 지식 공유에는 적합하지 않은 매체입니다.
일반적으로 긴 영상은 지루하고 끝까지 보는 데 시간이 많이 걸립니다. 사용자는 귀찮게 시간낭비하지 않고 필요한 정보를 바로 얻고 싶어한다는 걸 기억해야 합니다.
영상은 업무 프로세스를 설명하고 이해시키기에는 좋지만, 보고 바로 따라하기에는 좋지 않습니다. 영상을 정지하고, 업무를 수행하고, 또 다시 영상을 재생해서 다음 단계를 확인하고… 생각만 해도 번거롭지 않나요?
게다가 영상은 서비스에 변동사항이 있을 때 업데이트하기도 까다롭고, 전문가가 제작한 것이 아니라면 많은 노력을 기울여도 아마추어처럼 보이기 십상이에요.
이렇게 해보세요!
Step-by-step 가이드를 작성해보세요. 대부분의 경우에 사용자는 특정 단계에 대한 도움만 얻으면 됩니다. 업무 매뉴얼/가이드를 작성하면 필요한 단계로 바로 이동하고, 매뉴얼을 보고 바로 따라할 수 있다는 장점이 있습니다.
또, 스텝하우를 사용하면 1분이면 만들 수 있고, 간편하게 수정 후 바로 업데이트되는 것을 확인할 수 있어요. 화면을 자동 캡처하고 백링크도 자동으로 넣어줘서 빠르게 퀄리티 있는 매뉴얼을 만들 수 있답니다.
2. 글이 너무 많으면 어려워요
사진 한 장으로 100자 이상의 설명을 대신할 수 있습니다. 줄글로 설명만 길게 쓴 매뉴얼보다는, 스크린샷을 많이 포함한 매뉴얼이 훨씬 이해하기 쉽죠. 시각적 보조 요소는 학습을 도와줄 뿐더러, 사람들이 선호하는 요소이기도 합니다.
무슨 일을 해야 하는지 간결하게 알려주고 사진자료로 보여주는 게 낫습니다. 설명을 너무 많이 하려고 하지 마세요. 매뉴얼 제작자는 ‘무엇을 해야 하는지’와 함께, ‘왜 해야 하는지’, ‘왜 이 방법이 좋은지’도 함께 설명해주는 게 좋다고 착각하기 쉽지만, 사실 사람들은 굳이 맥락을 알기보다는 빠르게 업무를 끝내는 방법을 알고 싶어합니다.
그럼에도 업무 매뉴얼이나 가이드에 줄글을 사용하는 이유는 사진자료를 활용하기가 어렵기 때문입니다. 화면을 캡처하고 ppt 등 보조 도구로 옮겨서 정제하고, 설명을 달고, 그 과정을 n번 반복하고… 시간이 너무 많이 걸리다 보니, 대부분은 텍스트로 요점을 전달하기를 선호하죠.
이렇게 해보세요!
정보를 전달받는 사람에게 초점을 맞춰서 접근하세요. 굳이 불필요한 세부사항을 하나하나 다 알려줄 필요는 없습니다. 효율적으로 작업을 완료하는 데 도움이 되는 만큼만 맥락 정보를 제공하세요. 단순한 것이 곧 효율적인 것입니다.
스텝하우로 화면을 캡처해보세요. 스텝하우는 마우스 클릭이 발생할 때마다 자동으로 화면을 캡처해서, 단계별로 한 장씩의 스크린샷을 만들어줍니다. 1분 만에 자동 생성된 매뉴얼을 바로 전달해도, 사용자는 어디를 클릭해야 하는지 업무 과정을 빠르게 따라갈 수 있습니다.
3. 도움 안 되는 스크린샷이 많아요
스크린샷을 많이 사용했지만 여전히 효율적이지 않은 매뉴얼도 있습니다. 바로 사진을 적절히 크롭하지 않거나, 어디를 클릭하고 어디를 봐야 하는지 하나도 표시하지 않은 경우이죠. 물론 업무 매뉴얼이나 가이드에 사용되는 이미지는 충분히 선명하고 커야 하지만, 그렇다고 해서 어디를 클릭해야 하는지 바로 알기 어려울 정도로 커서도 안 됩니다.
스크린샷은 필요한 부분만 잘라서 이용하고, 클릭해야 할 곳과 주목해야 할 곳을 명확히 표시해줘야 합니다.
그런데 왜 자꾸만 업무 매뉴얼에 풀 스크린샷을 사용하고, 클릭 위치를 표시해주지도 않는 걸까요? 번거롭고 너무 많은 시간이 걸리기 때문입니다.
일반적으로 사용하는 매뉴얼 제작 도구인 ppt의 경우, 스크린샷 하나를 크롭하고 적절한 위치에 표시하는 데 6-8분까지 걸릴 수 있습니다. 수십 단계의 매뉴얼을 만들려면 몇 시간은 기본으로 걸리죠.
사용자의 지식과 업무 이해 수준을 과대평가하는 것도 하나의 이유입니다. 매뉴얼 제작자는 해당 소프트웨어 프로그램과 프로세스에 전문가이므로, 항상 의식적으로 사용자의 눈높이에 맞춰서 매뉴얼을 작성해야 합니다.
이렇게 해보세요!
매뉴얼 작성 시 스텝하우를 이용하면 이러한 문제사항을 쉽게 해결할 수 있습니다. 스텝하우는 업무 중 발생하는 클릭을 인식해 화면을 캡처하고, 어디를 클릭했는지도 자동으로 표시해줍니다. 또 이미지 크롭이나 확대/축소도 매우 간편해서 원하는 대로 편집하기가 쉽습니다.
ppt를 이용하는 기존의 방식으로는 별로 효율적이지 못한 가이드도 몇 시간에 걸쳐서 겨우 만들 수 있지만, 스텝하우를 이용하면 1분 안에 모든 작업을 끝낼 수도 있답니다.
더 이상 업무 매뉴얼 작성에 많은 시간을 빼앗기지 마세요. 스텝하우로 빠르게 매뉴얼/가이드 문서를 제작해서 보여주세요! 절약한 시간으로 더 중요한 업무에 집중하실 수 있습니다.
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업무 매뉴얼이나 가이드를 자주 작성하시나요? 회사생활을 하다 보면 매뉴얼이 필요한 상황이 빈번하게 발생합니다. 신입 교육이나 인수인계를 할 때도, 고객의 질문에 답하거나 클라이언트사에 우리 서비스를 소개할 때도 매뉴얼이나 가이드는 필요하죠.
하지만 2023년 4월 Tango에서 실시한 설문조사에 따르면, 모든 매뉴얼/가이드가 효율적이고 도움이 되는 것은 아닙니다. 오히려 사용자를 혼란스럽게 하고, 자꾸만 추가적인 질문을 하게 만드는 매뉴얼도 있죠. (출처: Tango)
오늘은 이런 비효율적인 매뉴얼의 특징을 알아보고, 매뉴얼을 작성할 때 하지 말아야 할 사항들과 쉽고 빠르게 업무 매뉴얼 또는 가이드를 작성할 수 있는 방법을 안내하려고 해요.
1. 긴 영상은 금물!
FAQ를 설명영상으로 대체하는 사이트들을 종종 볼 수 있습니다. 특히 PC 웹 버전에서 주로 활용하는 SaaS 서비스들이 그렇죠. 하지만 아무리 잘 만든 영상이더라도, 긴 영상은 장기적인 업무 교육과 지식 공유에는 적합하지 않은 매체입니다.
일반적으로 긴 영상은 지루하고 끝까지 보는 데 시간이 많이 걸립니다. 사용자는 귀찮게 시간낭비하지 않고 필요한 정보를 바로 얻고 싶어한다는 걸 기억해야 합니다.
영상은 업무 프로세스를 설명하고 이해시키기에는 좋지만, 보고 바로 따라하기에는 좋지 않습니다. 영상을 정지하고, 업무를 수행하고, 또 다시 영상을 재생해서 다음 단계를 확인하고… 생각만 해도 번거롭지 않나요?
게다가 영상은 서비스에 변동사항이 있을 때 업데이트하기도 까다롭고, 전문가가 제작한 것이 아니라면 많은 노력을 기울여도 아마추어처럼 보이기 십상이에요.
이렇게 해보세요!
Step-by-step 가이드를 작성해보세요. 대부분의 경우에 사용자는 특정 단계에 대한 도움만 얻으면 됩니다. 업무 매뉴얼/가이드를 작성하면 필요한 단계로 바로 이동하고, 매뉴얼을 보고 바로 따라할 수 있다는 장점이 있습니다.
또, 스텝하우를 사용하면 1분이면 만들 수 있고, 간편하게 수정 후 바로 업데이트되는 것을 확인할 수 있어요. 화면을 자동 캡처하고 백링크도 자동으로 넣어줘서 빠르게 퀄리티 있는 매뉴얼을 만들 수 있답니다.
2. 글이 너무 많으면 어려워요
사진 한 장으로 100자 이상의 설명을 대신할 수 있습니다. 줄글로 설명만 길게 쓴 매뉴얼보다는, 스크린샷을 많이 포함한 매뉴얼이 훨씬 이해하기 쉽죠. 시각적 보조 요소는 학습을 도와줄 뿐더러, 사람들이 선호하는 요소이기도 합니다.
무슨 일을 해야 하는지 간결하게 알려주고 사진자료로 보여주는 게 낫습니다. 설명을 너무 많이 하려고 하지 마세요. 매뉴얼 제작자는 ‘무엇을 해야 하는지’와 함께, ‘왜 해야 하는지’, ‘왜 이 방법이 좋은지’도 함께 설명해주는 게 좋다고 착각하기 쉽지만, 사실 사람들은 굳이 맥락을 알기보다는 빠르게 업무를 끝내는 방법을 알고 싶어합니다.
그럼에도 업무 매뉴얼이나 가이드에 줄글을 사용하는 이유는 사진자료를 활용하기가 어렵기 때문입니다. 화면을 캡처하고 ppt 등 보조 도구로 옮겨서 정제하고, 설명을 달고, 그 과정을 n번 반복하고… 시간이 너무 많이 걸리다 보니, 대부분은 텍스트로 요점을 전달하기를 선호하죠.
이렇게 해보세요!
정보를 전달받는 사람에게 초점을 맞춰서 접근하세요. 굳이 불필요한 세부사항을 하나하나 다 알려줄 필요는 없습니다. 효율적으로 작업을 완료하는 데 도움이 되는 만큼만 맥락 정보를 제공하세요. 단순한 것이 곧 효율적인 것입니다.
스텝하우로 화면을 캡처해보세요. 스텝하우는 마우스 클릭이 발생할 때마다 자동으로 화면을 캡처해서, 단계별로 한 장씩의 스크린샷을 만들어줍니다. 1분 만에 자동 생성된 매뉴얼을 바로 전달해도, 사용자는 어디를 클릭해야 하는지 업무 과정을 빠르게 따라갈 수 있습니다.
3. 도움 안 되는 스크린샷이 많아요
스크린샷을 많이 사용했지만 여전히 효율적이지 않은 매뉴얼도 있습니다. 바로 사진을 적절히 크롭하지 않거나, 어디를 클릭하고 어디를 봐야 하는지 하나도 표시하지 않은 경우이죠. 물론 업무 매뉴얼이나 가이드에 사용되는 이미지는 충분히 선명하고 커야 하지만, 그렇다고 해서 어디를 클릭해야 하는지 바로 알기 어려울 정도로 커서도 안 됩니다.
스크린샷은 필요한 부분만 잘라서 이용하고, 클릭해야 할 곳과 주목해야 할 곳을 명확히 표시해줘야 합니다.
그런데 왜 자꾸만 업무 매뉴얼에 풀 스크린샷을 사용하고, 클릭 위치를 표시해주지도 않는 걸까요? 번거롭고 너무 많은 시간이 걸리기 때문입니다.
일반적으로 사용하는 매뉴얼 제작 도구인 ppt의 경우, 스크린샷 하나를 크롭하고 적절한 위치에 표시하는 데 6-8분까지 걸릴 수 있습니다. 수십 단계의 매뉴얼을 만들려면 몇 시간은 기본으로 걸리죠.
사용자의 지식과 업무 이해 수준을 과대평가하는 것도 하나의 이유입니다. 매뉴얼 제작자는 해당 소프트웨어 프로그램과 프로세스에 전문가이므로, 항상 의식적으로 사용자의 눈높이에 맞춰서 매뉴얼을 작성해야 합니다.
이렇게 해보세요!
매뉴얼 작성 시 스텝하우를 이용하면 이러한 문제사항을 쉽게 해결할 수 있습니다. 스텝하우는 업무 중 발생하는 클릭을 인식해 화면을 캡처하고, 어디를 클릭했는지도 자동으로 표시해줍니다. 또 이미지 크롭이나 확대/축소도 매우 간편해서 원하는 대로 편집하기가 쉽습니다.
ppt를 이용하는 기존의 방식으로는 별로 효율적이지 못한 가이드도 몇 시간에 걸쳐서 겨우 만들 수 있지만, 스텝하우를 이용하면 1분 안에 모든 작업을 끝낼 수도 있답니다.
더 이상 업무 매뉴얼 작성에 많은 시간을 빼앗기지 마세요. 스텝하우로 빠르게 매뉴얼/가이드 문서를 제작해서 보여주세요! 절약한 시간으로 더 중요한 업무에 집중하실 수 있습니다.
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