사내 KMS 구축의 필요성과 효과적인 방법 - 기업을 위한 세컨드 브레인 만들기
세컨드 브레인(Second Brain, 제2의 뇌)이라는 말을 들어보셨나요? 베스트셀러 세컨드 브레인에서 소개된 개념으로, 지식과 정보, 아이디어, 추억을 저장해두는 디지털 기록보관소를 의미합니다. 인간의 기억은 한계가 있기 때문에, 필요한 정보를 언제든 꺼내 쓸 수 있도록 체계적으로 정리하는 시스템이 필요합니다.
세컨드 브레인을 활용하면 불필요한 정보에 신경 쓰지 않고 해야 할 일에 집중할 수 있습니다. 중요한 지식이나 정보가 폴더별로 정리되어 있어 필요할 때 금방 찾아볼 수 있기 때문이죠. (출처: Second Brain, Tiago Forte, 2022)
이러한 지식 관리 시스템이 기업에도 필요하다는 사실, 알고 계셨나요?
기업에도 지식 관리 시스템(KMS)이 필요해요
개인은 다양한 일에 집중해야 하기 때문에 세컨드 브레인이 필요합니다. 반면, 기업에서는 반복적인 업무 수행뿐만 아니라, 인력 이동과 팀 간 협업이 필요할 때 지식 관리 시스템(KMS)의 중요성이 더욱 커집니다.
기업에서 KMS를 구축해야 하는 주요 이유는 다음과 같습니다.
1. 지식 보존
퇴사하는 직원이 축적한 지식과 노하우를 보관하지 않으면, 해당 지식이 사라질 위험이 있습니다. KMS는 기업의 중요한 정보와 노하우를 문서화하여 체계적으로 저장하고, 지식 유실을 방지합니다.
2. 업무 효율성 향상
KMS는 직원들이 필요한 정보를 쉽게 찾도록 도와 업무 프로세스를 효율적으로 만듭니다. McKinsey Global Institute에 따르면, 효율적인 KMS는 데이터 검색 시간을 35% 단축하고 조직의 학습 및 생산성을 20~25% 향상시킵니다. (출처: MGI)
3. 일관된 의사결정 지원
모든 직원이 하나의 통합된 지식 시스템을 활용하면, 동일한 정보를 기반으로 의사결정을 내릴 수 있습니다. 이는 조직 전반의 일관성과 정확성을 유지하는 데 필수적입니다.
4. 교육 및 훈련 강화
신입 직원의 온보딩 과정이나 새로운 업무를 담당할 때, KMS에 저장된 교육 자료가 빠른 적응을 도와줍니다.
5. 부서 간 커뮤니케이션 개선
서로 다른 부서나 팀 간의 협업이 필요한 경우, KMS를 통해 정보를 공유하면 업무 효율이 극대화됩니다.
이처럼 기업의 세컨드 브레인 역할을 하는 KMS는 조직의 성공과 성장에 필수적인 요소입니다.
효과적인 KMS 구축 사례
기업이 보유한 방대한 지식은 보통 팀이나 부서 내에서만 활용되며, 외부 공유가 어려운 경우가 많습니다. 하지만 전사적 KMS를 도입하면 모든 직원이 지식을 저장하고 활용할 수 있어 업무 효율성이 높아집니다. (출처: Scribe)
소프트웨어 기업 Olive는 KMS를 성공적으로 구축한 사례입니다. Olive는 직원들이 정보를 찾고 질문하는 데 업무 시간의 20%를 소비한다는 점을 인식하고, 전사적 KMS인 Bloomfire를 도입했습니다.
KMS 도입 4주 만에 기업 내 지식을 공유하는 커뮤니티, Q&A 시스템, 내부 제품 문서화를 위한 중앙 허브를 구축했고, 이로 인해 업무 지식의 중앙 집중화에 성공했습니다. KMS 도입 이후 직원들의 정보 검색 시간이 75% 감소했고, 신규 직원의 온보딩 시간도 단축되었습니다. 또한, 비대면 업무 환경에서도 부서 간 커뮤니케이션이 원활해졌습니다. (출처: Bloomfire)
KMS, 어떻게 구축하면 좋을까요?
KMS 구축에는 많은 노력과 시간이 필요합니다. 기존에 KMS를 도입한 적이 없는 기업이라면 더욱 그렇죠. 직원들이 쉽게 참여할 수 있는 방식으로 구축하지 않으면 도입이 어려울 수 있습니다.
기업들이 KMS 구축을 위해 사용하는 대표적인 SaaS 솔루션으로는 Atlassian Confluence, Microsoft SharePoint, Zendesk 등이 있습니다.
한국에서는 스텝하우(StepHow)가 자동 매뉴얼 생성과 협업 기능을 제공하며 효과적인 KMS 구축을 지원합니다.
스텝하우(StepHow)의 KMS 구축 지원
- 자동화된 매뉴얼 생성 – 브라우저에서 클릭과 입력만으로 업무 절차 자동 기록
- 간편한 공유 및 임베드 – 생성된 매뉴얼을 노션, 워드, HTML 등으로 내보내 팀원과 공유
- 빠른 검색 및 활용 – 필요한 정보를 쉽게 찾아 업무 검색 시간을 절감하고 생산성 향상
마치며
이제 KMS의 개념과 필요성, 구축 사례, 그리고 실용적인 솔루션까지 살펴보았습니다. 다음 글에서는 효과적인 KMS 구축 전략과 실제 사례를 보다 구체적으로 소개할 예정입니다.
KMS는 기업의 지식 자산을 체계적으로 관리하고, 조직 내 정보 공유를 원활하게 하며, 업무 효율성을 극대화하는 중요한 시스템입니다. 성공적인 KMS 도입을 위해서는 조직의 특성과 필요를 정확히 파악하고, 적절한 기술과 전략을 선택하는 것이 필수적입니다.
이 글이 여러분의 기업에 맞는 최적의 KMS를 설계하고 구현하는 데 도움이 되기를 바랍니다.
스텝하우 고객사례
🤵🏻 NFC 테이블 오더 서비스 ‘태그히어’가 스텝하우로 업무효율성을 높이는 방법
📊 '그린랩스' 데이터 엔지니어의 스텝하우 활용 방법
📝 스텝하우 무료 체험해보기
사내 KMS 구축의 필요성과 효과적인 방법 - 기업을 위한 세컨드 브레인 만들기
세컨드 브레인(Second Brain, 제2의 뇌)이라는 말을 들어보셨나요? 베스트셀러 세컨드 브레인에서 소개된 개념으로, 지식과 정보, 아이디어, 추억을 저장해두는 디지털 기록보관소를 의미합니다. 인간의 기억은 한계가 있기 때문에, 필요한 정보를 언제든 꺼내 쓸 수 있도록 체계적으로 정리하는 시스템이 필요합니다.
세컨드 브레인을 활용하면 불필요한 정보에 신경 쓰지 않고 해야 할 일에 집중할 수 있습니다. 중요한 지식이나 정보가 폴더별로 정리되어 있어 필요할 때 금방 찾아볼 수 있기 때문이죠. (출처: Second Brain, Tiago Forte, 2022)
이러한 지식 관리 시스템이 기업에도 필요하다는 사실, 알고 계셨나요?
기업에도 지식 관리 시스템(KMS)이 필요해요
개인은 다양한 일에 집중해야 하기 때문에 세컨드 브레인이 필요합니다. 반면, 기업에서는 반복적인 업무 수행뿐만 아니라, 인력 이동과 팀 간 협업이 필요할 때 지식 관리 시스템(KMS)의 중요성이 더욱 커집니다.
기업에서 KMS를 구축해야 하는 주요 이유는 다음과 같습니다.
1. 지식 보존
퇴사하는 직원이 축적한 지식과 노하우를 보관하지 않으면, 해당 지식이 사라질 위험이 있습니다. KMS는 기업의 중요한 정보와 노하우를 문서화하여 체계적으로 저장하고, 지식 유실을 방지합니다.
2. 업무 효율성 향상
KMS는 직원들이 필요한 정보를 쉽게 찾도록 도와 업무 프로세스를 효율적으로 만듭니다. McKinsey Global Institute에 따르면, 효율적인 KMS는 데이터 검색 시간을 35% 단축하고 조직의 학습 및 생산성을 20~25% 향상시킵니다. (출처: MGI)
3. 일관된 의사결정 지원
모든 직원이 하나의 통합된 지식 시스템을 활용하면, 동일한 정보를 기반으로 의사결정을 내릴 수 있습니다. 이는 조직 전반의 일관성과 정확성을 유지하는 데 필수적입니다.
4. 교육 및 훈련 강화
신입 직원의 온보딩 과정이나 새로운 업무를 담당할 때, KMS에 저장된 교육 자료가 빠른 적응을 도와줍니다.
5. 부서 간 커뮤니케이션 개선
서로 다른 부서나 팀 간의 협업이 필요한 경우, KMS를 통해 정보를 공유하면 업무 효율이 극대화됩니다.
이처럼 기업의 세컨드 브레인 역할을 하는 KMS는 조직의 성공과 성장에 필수적인 요소입니다.
효과적인 KMS 구축 사례
기업이 보유한 방대한 지식은 보통 팀이나 부서 내에서만 활용되며, 외부 공유가 어려운 경우가 많습니다. 하지만 전사적 KMS를 도입하면 모든 직원이 지식을 저장하고 활용할 수 있어 업무 효율성이 높아집니다. (출처: Scribe)
소프트웨어 기업 Olive는 KMS를 성공적으로 구축한 사례입니다. Olive는 직원들이 정보를 찾고 질문하는 데 업무 시간의 20%를 소비한다는 점을 인식하고, 전사적 KMS인 Bloomfire를 도입했습니다.
KMS 도입 4주 만에 기업 내 지식을 공유하는 커뮤니티, Q&A 시스템, 내부 제품 문서화를 위한 중앙 허브를 구축했고, 이로 인해 업무 지식의 중앙 집중화에 성공했습니다. KMS 도입 이후 직원들의 정보 검색 시간이 75% 감소했고, 신규 직원의 온보딩 시간도 단축되었습니다. 또한, 비대면 업무 환경에서도 부서 간 커뮤니케이션이 원활해졌습니다. (출처: Bloomfire)
KMS, 어떻게 구축하면 좋을까요?
KMS 구축에는 많은 노력과 시간이 필요합니다. 기존에 KMS를 도입한 적이 없는 기업이라면 더욱 그렇죠. 직원들이 쉽게 참여할 수 있는 방식으로 구축하지 않으면 도입이 어려울 수 있습니다.
기업들이 KMS 구축을 위해 사용하는 대표적인 SaaS 솔루션으로는 Atlassian Confluence, Microsoft SharePoint, Zendesk 등이 있습니다.
한국에서는 스텝하우(StepHow)가 자동 매뉴얼 생성과 협업 기능을 제공하며 효과적인 KMS 구축을 지원합니다.
스텝하우(StepHow)의 KMS 구축 지원
마치며
이제 KMS의 개념과 필요성, 구축 사례, 그리고 실용적인 솔루션까지 살펴보았습니다. 다음 글에서는 효과적인 KMS 구축 전략과 실제 사례를 보다 구체적으로 소개할 예정입니다.
KMS는 기업의 지식 자산을 체계적으로 관리하고, 조직 내 정보 공유를 원활하게 하며, 업무 효율성을 극대화하는 중요한 시스템입니다. 성공적인 KMS 도입을 위해서는 조직의 특성과 필요를 정확히 파악하고, 적절한 기술과 전략을 선택하는 것이 필수적입니다.
이 글이 여러분의 기업에 맞는 최적의 KMS를 설계하고 구현하는 데 도움이 되기를 바랍니다.
스텝하우 고객사례
🤵🏻 NFC 테이블 오더 서비스 ‘태그히어’가 스텝하우로 업무효율성을 높이는 방법
📊 '그린랩스' 데이터 엔지니어의 스텝하우 활용 방법
📝 스텝하우 무료 체험해보기