‘세컨드 브레인(Second brain, 제 2의 뇌)’이라는 말을 들어보셨나요? 작년 한 해를 뜨겁게 달궜던 베스트셀러 <세컨드 브레인>의 제목이기도 한데요, 지식과 정보, 아이디어, 추억을 저장해두는 디지털 기록보관소를 의미합니다. 사소하지만 필요한 정보들을 모두 기억하면서 살 수가 없으니, 우리가 일일이 머릿속에 담아두지 않고 필요할 때만 꺼내 쓸 수 있도록 체계적으로 정리하는 시스템이죠.
세컨드 브레인을 이용해서 지식을 정리했을 때, 우리는 사소한 정보들에 얽매이지 않고 해야 할 일에 집중할 수 있습니다. 그때그때 수행 중인 프로젝트에 대한 정보만 다시 찾아보면 되니까요! 세컨드 브레인에는 중요한 지식이나 정보가 각각의 폴더에 차곡차곡 정리되어 있어서, 저장해둔 메모가 필요할 때는 해당 폴더를 열고 금방 필요한 정보를 사용할 수 있답니다. (출처: <Second Brain>(Tiago Forte, 2022))
이렇게 세컨드 브레인은 우리가 생산성을 높이고 더 큰 목표를 성취하기 위해 꼭 필요한 지식관리 시스템인데요, 개인이 아닌 기업에도 이런 시스템이 필요하다는 사실 알고 계셨나요?
기업에도 지식관리 시스템(KMS)이 필요해요
우리가 세컨드 브레인을 필요로 하는 건 살아가면서 맞닥뜨리는 수많은 일들을 매번 하나씩 각각 집중해서 처리해야 하기 때문이죠. 기업의 경우에는 조금 다릅니다.
같은 업무를 반복적으로 수행할 때도 필요하지만, 인원 이동이 발생해서 다른 사람에게 업무를 넘겨주어야 할 때, 다른 팀이나 팀원들과 함께 업무를 수행해야 할 때 사내 지식관리 시스템의 필요성은 더 커집니다.
회사에서 사용하는 지식관리 시스템은 영어 약자인 KMS(Knowledge Management System)으로 더 자주 불리는데요, 기업에서 KMS를 필요로 하는 주된 이유는 다음과 같습니다.
1. 지식 보존
기존 직원들이 퇴사할 때, 그들이 지금까지 축적한 지식과 노하우를 보관하지 않으면 퇴사와 함께 사라질지도 모릅니다. KMS는 중요한 정보와 노하우를 문서화하고 체계적으로 저장하여, 지식의 유실을 방지합니다.
2. 효율성 향상
KMS는 직원들이 필요한 업무 정보를 쉽고 빠르게 찾을 수 있도록 도와줘서, 작업 프로세스의 효율을 크게 개선합니다. 이는 업무 시간 단축과 생산성 향상에 도움이 되죠. McKinsey Global Institute에서 발행한 보고서에 따르면, 효율적인 KMS는 데이터 검색 시간을 35% 줄이고 조직 학습과 생산성을 20~25% 향상시킨답니다. (출처: MGI)
3. 일관된 의사결정 지원
KMS를 통해 직원들은 하나로 정리된 사내 지식에 접근할 수 있고, 동일한 정보에 기반해 의사결정을 내릴 수 있습니다. 따라서 서로 다른 사람이 업무를 수행할 때도 조직 전반의 일관성과 정확성을 보장할 수 있습니다.
4. 교육 및 훈련 강화
신입 직원을 온보딩하거나 또는 기존 직원이 새로운 업무를 담당하게 될 때, KMS가 제공하는 주요 교육 및 훈련 자료는 빠른 학습과 적응을 도와줍니다.
5. 커뮤니케이션 개선
서로 다른 부서나 팀 간의 협업이 필요할 때, KMS를 통해 지식을 서로 공유할 수 있습니다. 이에 따라 조직 내 커뮤니케이션이 강화되며, 부서 간 격차가 해소됩니다.
기업의 세컨드 브레인인 KMS는 이렇게 장기적으로 조직의 성공과 성장에 결정적인 역할을 합니다. 많은 기업들이 현재 KMS 구축과 운영을 위해 투자하고, 효과적인 KMS 구축을 위한 솔루션을 찾고 있답니다.
효과적인 KMS 구축 사례
기업이 축적한 방대한 지식과 통찰력은 일반적으로 팀이나 부서 내에서만 쓰이고, 외부와 공유하거나 소통하기는 어렵습니다. 하지만 전사적 지식 관리 시스템(KMS)를 도입하면 모든 직원들이 사내 지식 저장에 기여할 수도 있고, 각 팀이 저장된 정보에 빠르고 쉽게 접근할 수 있어 효율적으로 작업을 수행하게 됩니다. (출처: Scribe)
소프트웨어 회사인 Olive는 전사적 지식 관리 시스템을 효과적으로 구축한 좋은 예입니다. Olive는 자사 엔지니어들이 정보를 찾고 서로에게 모르는 것을 질문하거나 답변하는 데 업무 시간의 20%를 소비한다는 것을 발견하고, 전사적 지식 관리 시스템인 Bloomfire를 도입했습니다.
KMS 도입 4주 만에 전사의 업무 지식을 공유할 수 있는 지식 관리 커뮤니티와 Q&A 엔진 및 내부 제품 문서화를 위한 중앙 허브를 개발했고, 사내 지식의 중앙 집중화에 성공했습니다. KMS 도입 이후 직원들이 정보를 검색하는 데 사용하는 시간은 75%까지 감소했고, 신규 직원의 온보딩 시간 또한 단축할 수 있었죠. 비대면 업무를 확대하면서 부서 간 커뮤니케이션 또한 개선할 수 있었습니다. (출처: Bloomfire)
KMS, 어떻게 구축하면 좋을까요?
KMS를 구축하는 데에는 많은 노력이 필요합니다. 특히 기존에 지식관리 시스템을 도입한 적이 없던 회사라면, 처음부터 쌓아올리기 위해 많은 시간과 자원을 투자해야 하죠. 직원들이 참여하기 편하게 쉬운 방법으로 구축하지 않으면 KMS를 도입하는 데는 많은 어려움이 있을 거예요.
앞서 보여드린 예시에서 Olive는 Bloomfire를 도입해 KMS를 구축했죠. KMS를 제공하는 잘 알려진 SaaS 기업들은 그밖에도 Atlassian Confluence, Microsoft SharePoint, Zendesk 등이 있습니다. 모두 기업의 자산을 체계적으로 관리하고, 공유하는 데 도움을 주는 다양한 솔루션을 제공하고 있죠.
그렇다면 한국에서는 어떨까요? 네이버 웍스, 삼성 SDS, LG CNS, 카카오워크 등 다양한 기업의 제품이 KMS 구축에 이용되고 있습니다.
여러 스타트업들도 혁신적인 지식 관리 솔루션을 제공하고 있는데요, 플로우나 콜라비, 마인드맵과 같은 곳들이 대표적입니다. 이들은 다양한 협업 툴을 활용하는 업무 환경을 고려해 협업 툴과 통합된 지식 관리 기능을 제공합니다.
KMS를 구축할 때 업무 방법을 쉽고 편하게 작성하기 위해서는 스텝하우(StepHow)도 활용할 수 있습니다. 스텝하우는 자동화된 매뉴얼 생성 및 관리 솔루션으로, 클릭 몇 번만으로도 쉽게 매뉴얼을 생성할 수 있고 노션, 워드 등에 임베드할 수도 있어서 빠르게 KMS 구축을 도와주는 유용한 서비스랍니다.
마치며
KMS에 대한 이야기 잘 읽어보셨나요? KMS가 무엇이고 왜 필요한지, 효과적인 KMS 구축 사례와 이용할 수 있는 서비스까지 함께 살펴보았습니다. 다음 글에서는 효과적인 KMS를 구축하는 방법과 사례를 좀더 구체적으로 소개하려고 합니다.
KMS의 구축과 운영은 기업의 지식 자산을 체계적으로 관리하고 활용하는 데 중요한 역할을 합니다. 이 시스템이 있기에 조직 내에서 정보를 효율적으로 공유하고 업무 효율성도 향상시킬 수 있죠. 효과적인 KMS 도입을 위해서는 먼저 우리 회사의 특성과 필요를 잘 이해하고, 적절한 기술과 전략을 선택하는 것이 중요합니다. 이 글을 읽으시는 분들도 소개한 내용을 참고해서, 회사에 맞는 최적의 KMS를 설계하고 구현할 수 있기를 바랍니다.
‘세컨드 브레인(Second brain, 제 2의 뇌)’이라는 말을 들어보셨나요? 작년 한 해를 뜨겁게 달궜던 베스트셀러 <세컨드 브레인>의 제목이기도 한데요, 지식과 정보, 아이디어, 추억을 저장해두는 디지털 기록보관소를 의미합니다. 사소하지만 필요한 정보들을 모두 기억하면서 살 수가 없으니, 우리가 일일이 머릿속에 담아두지 않고 필요할 때만 꺼내 쓸 수 있도록 체계적으로 정리하는 시스템이죠.
세컨드 브레인을 이용해서 지식을 정리했을 때, 우리는 사소한 정보들에 얽매이지 않고 해야 할 일에 집중할 수 있습니다. 그때그때 수행 중인 프로젝트에 대한 정보만 다시 찾아보면 되니까요! 세컨드 브레인에는 중요한 지식이나 정보가 각각의 폴더에 차곡차곡 정리되어 있어서, 저장해둔 메모가 필요할 때는 해당 폴더를 열고 금방 필요한 정보를 사용할 수 있답니다. (출처: <Second Brain>(Tiago Forte, 2022))
이렇게 세컨드 브레인은 우리가 생산성을 높이고 더 큰 목표를 성취하기 위해 꼭 필요한 지식관리 시스템인데요, 개인이 아닌 기업에도 이런 시스템이 필요하다는 사실 알고 계셨나요?
기업에도 지식관리 시스템(KMS)이 필요해요
우리가 세컨드 브레인을 필요로 하는 건 살아가면서 맞닥뜨리는 수많은 일들을 매번 하나씩 각각 집중해서 처리해야 하기 때문이죠. 기업의 경우에는 조금 다릅니다.
같은 업무를 반복적으로 수행할 때도 필요하지만, 인원 이동이 발생해서 다른 사람에게 업무를 넘겨주어야 할 때, 다른 팀이나 팀원들과 함께 업무를 수행해야 할 때 사내 지식관리 시스템의 필요성은 더 커집니다.
회사에서 사용하는 지식관리 시스템은 영어 약자인 KMS(Knowledge Management System)으로 더 자주 불리는데요, 기업에서 KMS를 필요로 하는 주된 이유는 다음과 같습니다.
1. 지식 보존
기존 직원들이 퇴사할 때, 그들이 지금까지 축적한 지식과 노하우를 보관하지 않으면 퇴사와 함께 사라질지도 모릅니다. KMS는 중요한 정보와 노하우를 문서화하고 체계적으로 저장하여, 지식의 유실을 방지합니다.
2. 효율성 향상
KMS는 직원들이 필요한 업무 정보를 쉽고 빠르게 찾을 수 있도록 도와줘서, 작업 프로세스의 효율을 크게 개선합니다. 이는 업무 시간 단축과 생산성 향상에 도움이 되죠. McKinsey Global Institute에서 발행한 보고서에 따르면, 효율적인 KMS는 데이터 검색 시간을 35% 줄이고 조직 학습과 생산성을 20~25% 향상시킨답니다. (출처: MGI)
3. 일관된 의사결정 지원
KMS를 통해 직원들은 하나로 정리된 사내 지식에 접근할 수 있고, 동일한 정보에 기반해 의사결정을 내릴 수 있습니다. 따라서 서로 다른 사람이 업무를 수행할 때도 조직 전반의 일관성과 정확성을 보장할 수 있습니다.
4. 교육 및 훈련 강화
신입 직원을 온보딩하거나 또는 기존 직원이 새로운 업무를 담당하게 될 때, KMS가 제공하는 주요 교육 및 훈련 자료는 빠른 학습과 적응을 도와줍니다.
5. 커뮤니케이션 개선
서로 다른 부서나 팀 간의 협업이 필요할 때, KMS를 통해 지식을 서로 공유할 수 있습니다. 이에 따라 조직 내 커뮤니케이션이 강화되며, 부서 간 격차가 해소됩니다.
기업의 세컨드 브레인인 KMS는 이렇게 장기적으로 조직의 성공과 성장에 결정적인 역할을 합니다. 많은 기업들이 현재 KMS 구축과 운영을 위해 투자하고, 효과적인 KMS 구축을 위한 솔루션을 찾고 있답니다.
효과적인 KMS 구축 사례
기업이 축적한 방대한 지식과 통찰력은 일반적으로 팀이나 부서 내에서만 쓰이고, 외부와 공유하거나 소통하기는 어렵습니다. 하지만 전사적 지식 관리 시스템(KMS)를 도입하면 모든 직원들이 사내 지식 저장에 기여할 수도 있고, 각 팀이 저장된 정보에 빠르고 쉽게 접근할 수 있어 효율적으로 작업을 수행하게 됩니다. (출처: Scribe)
소프트웨어 회사인 Olive는 전사적 지식 관리 시스템을 효과적으로 구축한 좋은 예입니다. Olive는 자사 엔지니어들이 정보를 찾고 서로에게 모르는 것을 질문하거나 답변하는 데 업무 시간의 20%를 소비한다는 것을 발견하고, 전사적 지식 관리 시스템인 Bloomfire를 도입했습니다.
KMS 도입 4주 만에 전사의 업무 지식을 공유할 수 있는 지식 관리 커뮤니티와 Q&A 엔진 및 내부 제품 문서화를 위한 중앙 허브를 개발했고, 사내 지식의 중앙 집중화에 성공했습니다. KMS 도입 이후 직원들이 정보를 검색하는 데 사용하는 시간은 75%까지 감소했고, 신규 직원의 온보딩 시간 또한 단축할 수 있었죠. 비대면 업무를 확대하면서 부서 간 커뮤니케이션 또한 개선할 수 있었습니다. (출처: Bloomfire)
KMS, 어떻게 구축하면 좋을까요?
KMS를 구축하는 데에는 많은 노력이 필요합니다. 특히 기존에 지식관리 시스템을 도입한 적이 없던 회사라면, 처음부터 쌓아올리기 위해 많은 시간과 자원을 투자해야 하죠. 직원들이 참여하기 편하게 쉬운 방법으로 구축하지 않으면 KMS를 도입하는 데는 많은 어려움이 있을 거예요.
앞서 보여드린 예시에서 Olive는 Bloomfire를 도입해 KMS를 구축했죠. KMS를 제공하는 잘 알려진 SaaS 기업들은 그밖에도 Atlassian Confluence, Microsoft SharePoint, Zendesk 등이 있습니다. 모두 기업의 자산을 체계적으로 관리하고, 공유하는 데 도움을 주는 다양한 솔루션을 제공하고 있죠.
그렇다면 한국에서는 어떨까요? 네이버 웍스, 삼성 SDS, LG CNS, 카카오워크 등 다양한 기업의 제품이 KMS 구축에 이용되고 있습니다.
여러 스타트업들도 혁신적인 지식 관리 솔루션을 제공하고 있는데요, 플로우나 콜라비, 마인드맵과 같은 곳들이 대표적입니다. 이들은 다양한 협업 툴을 활용하는 업무 환경을 고려해 협업 툴과 통합된 지식 관리 기능을 제공합니다.
KMS를 구축할 때 업무 방법을 쉽고 편하게 작성하기 위해서는 스텝하우(StepHow)도 활용할 수 있습니다. 스텝하우는 자동화된 매뉴얼 생성 및 관리 솔루션으로, 클릭 몇 번만으로도 쉽게 매뉴얼을 생성할 수 있고 노션, 워드 등에 임베드할 수도 있어서 빠르게 KMS 구축을 도와주는 유용한 서비스랍니다.
마치며
KMS에 대한 이야기 잘 읽어보셨나요? KMS가 무엇이고 왜 필요한지, 효과적인 KMS 구축 사례와 이용할 수 있는 서비스까지 함께 살펴보았습니다. 다음 글에서는 효과적인 KMS를 구축하는 방법과 사례를 좀더 구체적으로 소개하려고 합니다.
KMS의 구축과 운영은 기업의 지식 자산을 체계적으로 관리하고 활용하는 데 중요한 역할을 합니다. 이 시스템이 있기에 조직 내에서 정보를 효율적으로 공유하고 업무 효율성도 향상시킬 수 있죠. 효과적인 KMS 도입을 위해서는 먼저 우리 회사의 특성과 필요를 잘 이해하고, 적절한 기술과 전략을 선택하는 것이 중요합니다. 이 글을 읽으시는 분들도 소개한 내용을 참고해서, 회사에 맞는 최적의 KMS를 설계하고 구현할 수 있기를 바랍니다.