이전 편인 'SOP(표준 운영 절차)란? SOP의 중요성과 쉬운 제작 방법'을 읽은 후에 더 이해하기 쉽습니다.
표준 운영 절차(Standard Operating Process)의 약자인 SOP는 업무 지침을 매뉴얼화한 것으로, 관리자가 모든 업무에 하나하나 관여하지 않아도 팀이 업무를 일관되게 수행할 수 있도록 도와줍니다. SOP를 구축해놓으면 복잡한 업무나 혼란스러운 상황이 발생해도 대처하기 쉬워지고, 업무 프로세스를 효율적으로 운영할 수 있게 됩니다.
SOP의 3가지 유형
SOP를 효율적으로 활용하기 위해서는 먼저 그 유형을 잘 알고 있어야 합니다. SOP는 그 특성과 짜임에 따라 크게 3가지 유형으로 구분할 수 있는데요, 각각이 어떤 특성을 가지고 있는지 한번 확인해볼까요?
1. 단계별 SOP (step-by-step SOP)
- 간단한 업무 지시사항을 해야 할 순서대로 모아놓은 것
- 누가, 언제 하는지와 관계없이 매번 동일함
- 체크리스트 (X) 단계별 절차 (O) 순서가 매우 중요함
단계별 SOP는 특별한 기술이나 경력이 없어도 누구나 쉽게 따라할 수 있는 간단한 매뉴얼입니다. 올바르게 작성된 단계별 SOP는 누구나 쉽고 빠르게 그대로 이행할 수 있답니다.
2. 계층적 SOP (hierarchical SOP)
- 단계별 SOP + 각 단계에 대한 자세한 설명
- 업무 대상과 시기 등을 상세하게 지시할 수 있음
문서화할 절차가 너무 복잡하다면, 단계별 SOP 대신 계층적 SOP를 사용할 수 있어요.
예를 들어, “모든 직원은 손을 씻는다”라는 지시사항은 단계별 SOP의 한 단계에 해당합니다. 하지만 병원의 SOP인지, 식당의 SOP인지에 따라 세부사항은 달라질 수 있죠. 얼마나 오랫동안 손을 문질러야 하는지, 어떤 비누나 손소독제를 사용해야 하고, 어떤 온도의 물이 알맞은지 등의 설명이 추가되었을 때 계층적 SOP라고 부를 수 있답니다.
3. 흐름도 SOP
- 조건에 따른 절차가 포함된 복잡한 업무 상황의 매뉴얼
- 대체로 그림과 함께 제시
- 흐름도는 최대한 단순해야 함
조건이나 상황에 따라 해야 할 일이 달라지는 업무도 있습니다. 예를 들어, 관리자가 승인해야 다음 단계로 넘어갈 수 있고, 승인받지 못할 경우에는 기존 단계로 돌아가 수정을 거쳐야 하는 경우가 그렇죠.
이럴 때는 흐름도 SOP를 사용할 수 있습니다. 흐름도 내에 조건과 여러 경우의 수를 배치해, 한눈에 알아볼 수 있게 하는 겁니다. 이때 너무 많은 단계를 한번에 보여주려고 하거나, 한 단계 내에서 너무 많은 작업을 설명하려고 하면 ‘한눈에 이해할 수 있다’는 흐름도 SOP의 장점이 충분히 발휘되지 못할 수 있습니다. 필요하다면 흐름도 SOP 내에 단계별 혹은 계층적 SOP를 포함시켜, 이해하기 쉽도록 만들어보세요.
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예시로 스텝하우로 제작한 SAP 사용법 SOP를 보여드릴게요.
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표준 운영 절차(Standard Operating Process)의 약자인 SOP는 업무 지침을 매뉴얼화한 것으로, 관리자가 모든 업무에 하나하나 관여하지 않아도 팀이 업무를 일관되게 수행할 수 있도록 도와줍니다. SOP를 구축해놓으면 복잡한 업무나 혼란스러운 상황이 발생해도 대처하기 쉬워지고, 업무 프로세스를 효율적으로 운영할 수 있게 됩니다.
SOP의 3가지 유형
SOP를 효율적으로 활용하기 위해서는 먼저 그 유형을 잘 알고 있어야 합니다. SOP는 그 특성과 짜임에 따라 크게 3가지 유형으로 구분할 수 있는데요, 각각이 어떤 특성을 가지고 있는지 한번 확인해볼까요?
1. 단계별 SOP (step-by-step SOP)
단계별 SOP는 특별한 기술이나 경력이 없어도 누구나 쉽게 따라할 수 있는 간단한 매뉴얼입니다. 올바르게 작성된 단계별 SOP는 누구나 쉽고 빠르게 그대로 이행할 수 있답니다.
2. 계층적 SOP (hierarchical SOP)
문서화할 절차가 너무 복잡하다면, 단계별 SOP 대신 계층적 SOP를 사용할 수 있어요.
예를 들어, “모든 직원은 손을 씻는다”라는 지시사항은 단계별 SOP의 한 단계에 해당합니다. 하지만 병원의 SOP인지, 식당의 SOP인지에 따라 세부사항은 달라질 수 있죠. 얼마나 오랫동안 손을 문질러야 하는지, 어떤 비누나 손소독제를 사용해야 하고, 어떤 온도의 물이 알맞은지 등의 설명이 추가되었을 때 계층적 SOP라고 부를 수 있답니다.
3. 흐름도 SOP
조건이나 상황에 따라 해야 할 일이 달라지는 업무도 있습니다. 예를 들어, 관리자가 승인해야 다음 단계로 넘어갈 수 있고, 승인받지 못할 경우에는 기존 단계로 돌아가 수정을 거쳐야 하는 경우가 그렇죠.
이럴 때는 흐름도 SOP를 사용할 수 있습니다. 흐름도 내에 조건과 여러 경우의 수를 배치해, 한눈에 알아볼 수 있게 하는 겁니다. 이때 너무 많은 단계를 한번에 보여주려고 하거나, 한 단계 내에서 너무 많은 작업을 설명하려고 하면 ‘한눈에 이해할 수 있다’는 흐름도 SOP의 장점이 충분히 발휘되지 못할 수 있습니다. 필요하다면 흐름도 SOP 내에 단계별 혹은 계층적 SOP를 포함시켜, 이해하기 쉽도록 만들어보세요.
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