이전 편인 ‘SOP(표준 운영 절차)란? SOP의 중요성과 쉬운 제작 방법’, ‘일 잘하는 기업을 위한 3가지 SOP 사용법’을 읽은 후에 더 이해하기 쉽습니다.
표준 운영 절차(Standard Operating Procedure, SOP)의 의미와 종류, 사용법에 대한 이전 아티클은 다 보고 오셨나요? 이제 SOP에 대한 기본적인 정보를 알았으니, 본격적으로 SOP를 제작해볼 차례입니다.
이번 아티클에서는 SOP를 작성하는 방법을 7단계로 나누어 설명하려고 합니다. 각각의 단계를 차근차근 따라가면, 쉽고 효율적인 SOP를 제작할 수 있을 거예요.
SOP를 제작하는 7단계 방법
1. 목표를 설정하세요
SOP 제작을 시작하기 전 가장 먼저 할 일은 각 프로세스의 목표를 설정하는 것입니다. SOP의 목표란 해당 절차를 완벽하게 수행했을 때 얻을 수 있는 결과를 뜻하는데요. 예를 들어, ‘결제 처리 방법’에 대한 SOP를 제작하려고 한다면, 그 목표는 ‘직원들이 결제 처리 방법을 완벽하게 이해하고 수행하도록 가르치는 것’이 될 겁니다.
내가 지금 만들려고 하는 SOP가 왜 필요한지 생각해보세요. 팀원들이 업무 절차를 이해하기 어려워하나요? 그렇다면 이해시키는 데 목표를 두세요. 어느 한 단계가 아주 중요하기 때문인가요? 그렇다면 아무도 실수하지 않도록 자세히 설명해주세요. 목표가 명확할수록 SOP 제작은 수월해집니다.
2. 사용자를 설정하세요
이 SOP는 누구를 위한 것인가요? 최종적으로 SOP를 사용할 사람을 확인하세요.
예상 사용자가 관련 지식을 얼마나 알고 있고, 어떤 설명과 지시를 더 필요로 하는지 파악해야 합니다. 특정 직원이 아니라 모두를 위한 포괄적 SOP이더라도 마찬가지입니다. 불필요한 정보는 덜어내되 충분한 세부사항을 제공할 수 있어야 합니다.
예상 사용자가 어떤 방식으로 일을 하고, 일하는 중에는 어떻게 SOP를 참고할 건지도 확인해두세요. 모바일 기기로 보나요, 아니면 인쇄해서 사무실 벽에 붙여두나요?
3. 기존 업무 절차를 점검하세요
무턱대고 SOP를 문서화하기보다는, 기존에 지켜오던 절차를 점검하고 수정하는 일이 선행되어야 합니다.
해당 업무의 담당 직원들에게 그 업무에 정확히 어떤 일들이 필요한지 자세하게 기록해달라고 요청하세요. 어떤 방식이 효율적이고 어떤 방식은 비효율적인가요? 업무에 필요한 개선 사항이 있다면, 회사에서 조정 가능한 부분이 있을까요?
또한 기존의 절차가 최신의 법적 기준을 준수하는지, 충분히 안전한지도 확인해봐야 합니다. 규제나 사내 기준을 충족하고 있나요? 직원들이 더 안전하게 일할 수 있도록 개선할 부분은 없을까요?
4. 업무 범위를 정의하세요
어떤 업무는 여러 팀원이 한 프로세스를 나누어서 담당하고 있거나, 한 프로세스가 완료되어야 다른 프로세스가 시작될 수 있기도 합니다. 이럴 때는 여러 개의 SOP로 나누어서 제작하는 것이 오히려 나을 수 있습니다.
작성할 SOP의 범위를 정의하세요. 앞의 프로세스가 끝나고 다음 프로세스가 시작되는 지점은 어디인가요? 이 프로세스는 정확히 어디에서 완료되나요?
여러 직원이나 부서가 하나의 프로세스를 일부분씩 담당하는 경우에도 여러 개의 SOP가 필요할 수 있습니다. 이때는 최종 사용자를 기준으로 SOP를 분리하는 게 좋습니다. 누가 어떤 업무를 수행해야 하는지 헷갈리면 곤란하니까요.
5. SOP의 형식을 선택하세요
예상 사용자를 고려해서 SOP의 형식을 정해야 합니다. 어떤 형식을 선택해야 이 업무에 필요한 정보를 빠르고 쉽게 흡수할 수 있을까요?
바쁜 업무 환경에 놓여 있다면, 각 단계에 이미지를 추가해보세요. 하던 일을 멈추고 자세한 설명을 읽기 어려울 땐 직관적인 그림이 도움이 됩니다. 반면 업무가 복잡하고 자세한 설명이 꼭 필요하다면, 텍스트를 많이 사용할 수 있습니다. 해당 업무 프로세스의 성격과 직원들의 업무 환경을 모두 고려하세요.
이전 아티클 ‘일 잘하는 기업을 위한 3가지 SOP 사용법’에서 자세한 내용을 확인해보세요.
6. SOP를 작성하세요
이제 드디어 SOP를 제작할 차례가 왔습니다! 지금까지 수집한 모든 정보를 바탕으로 SOP를 작성하면 됩니다.
- 불필요한 정보는 피하되, 각 과정을 상세히 설명하세요.
“확인 이메일 보내기”보다는, “확인 이메일 보내기: 항목별 송장, 처리 날짜, 지불 여부 및 주문번호”가 좋습니다. - 전문용어는 최대한 피하세요. 신입 직원이 읽더라도 충분히 이해할 수 있을 정도로 쉽게 써야 합니다. 전문가가 옆에서 설명해줘야 이해할 수 있는 단어라면 과감히 생략해도 좋습니다.
- 실행 중심으로 지시사항을 작성하세요. ‘무엇을 해야 하는지’가 중심이 되어야 업무 지시가 보다 명확해집니다.
7. 피드백을 받아보세요
마지막 단계입니다. SOP를 사용할 직원들에게 피드백을 받으세요. 작성된 SOP를 그대로 따라 하고, 만족할 만한 결과를 얻었는지 물어보세요. 충분히 효과적인 SOP였나요? 누락된 단계나 불필요한 단계는 없었나요?
더욱 효과적인 SOP를 제작하고 싶다면, 마지막 테스트로 다른 팀 직원에게 검토를 요청해봐도 좋습니다. 우리 팀이 아닌 직원도 SOP를 보고 업무를 수행할 수 있어야 합니다. 너무 복잡하거나 모호하지는 않았는지 확인해보세요. 초보자가 쉽게 따라오기는 어려웠다고요? 그렇다면 그 SOP는 수정해야 합니다.
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이전 편인 ‘SOP(표준 운영 절차)란? SOP의 중요성과 쉬운 제작 방법’, ‘일 잘하는 기업을 위한 3가지 SOP 사용법’을 읽은 후에 더 이해하기 쉽습니다.
표준 운영 절차(Standard Operating Procedure, SOP)의 의미와 종류, 사용법에 대한 이전 아티클은 다 보고 오셨나요? 이제 SOP에 대한 기본적인 정보를 알았으니, 본격적으로 SOP를 제작해볼 차례입니다.
이번 아티클에서는 SOP를 작성하는 방법을 7단계로 나누어 설명하려고 합니다. 각각의 단계를 차근차근 따라가면, 쉽고 효율적인 SOP를 제작할 수 있을 거예요.
SOP를 제작하는 7단계 방법
1. 목표를 설정하세요
SOP 제작을 시작하기 전 가장 먼저 할 일은 각 프로세스의 목표를 설정하는 것입니다. SOP의 목표란 해당 절차를 완벽하게 수행했을 때 얻을 수 있는 결과를 뜻하는데요. 예를 들어, ‘결제 처리 방법’에 대한 SOP를 제작하려고 한다면, 그 목표는 ‘직원들이 결제 처리 방법을 완벽하게 이해하고 수행하도록 가르치는 것’이 될 겁니다.
내가 지금 만들려고 하는 SOP가 왜 필요한지 생각해보세요. 팀원들이 업무 절차를 이해하기 어려워하나요? 그렇다면 이해시키는 데 목표를 두세요. 어느 한 단계가 아주 중요하기 때문인가요? 그렇다면 아무도 실수하지 않도록 자세히 설명해주세요. 목표가 명확할수록 SOP 제작은 수월해집니다.
2. 사용자를 설정하세요
이 SOP는 누구를 위한 것인가요? 최종적으로 SOP를 사용할 사람을 확인하세요.
예상 사용자가 관련 지식을 얼마나 알고 있고, 어떤 설명과 지시를 더 필요로 하는지 파악해야 합니다. 특정 직원이 아니라 모두를 위한 포괄적 SOP이더라도 마찬가지입니다. 불필요한 정보는 덜어내되 충분한 세부사항을 제공할 수 있어야 합니다.
예상 사용자가 어떤 방식으로 일을 하고, 일하는 중에는 어떻게 SOP를 참고할 건지도 확인해두세요. 모바일 기기로 보나요, 아니면 인쇄해서 사무실 벽에 붙여두나요?
3. 기존 업무 절차를 점검하세요
무턱대고 SOP를 문서화하기보다는, 기존에 지켜오던 절차를 점검하고 수정하는 일이 선행되어야 합니다.
해당 업무의 담당 직원들에게 그 업무에 정확히 어떤 일들이 필요한지 자세하게 기록해달라고 요청하세요. 어떤 방식이 효율적이고 어떤 방식은 비효율적인가요? 업무에 필요한 개선 사항이 있다면, 회사에서 조정 가능한 부분이 있을까요?
또한 기존의 절차가 최신의 법적 기준을 준수하는지, 충분히 안전한지도 확인해봐야 합니다. 규제나 사내 기준을 충족하고 있나요? 직원들이 더 안전하게 일할 수 있도록 개선할 부분은 없을까요?
4. 업무 범위를 정의하세요
어떤 업무는 여러 팀원이 한 프로세스를 나누어서 담당하고 있거나, 한 프로세스가 완료되어야 다른 프로세스가 시작될 수 있기도 합니다. 이럴 때는 여러 개의 SOP로 나누어서 제작하는 것이 오히려 나을 수 있습니다.
작성할 SOP의 범위를 정의하세요. 앞의 프로세스가 끝나고 다음 프로세스가 시작되는 지점은 어디인가요? 이 프로세스는 정확히 어디에서 완료되나요?
여러 직원이나 부서가 하나의 프로세스를 일부분씩 담당하는 경우에도 여러 개의 SOP가 필요할 수 있습니다. 이때는 최종 사용자를 기준으로 SOP를 분리하는 게 좋습니다. 누가 어떤 업무를 수행해야 하는지 헷갈리면 곤란하니까요.
5. SOP의 형식을 선택하세요
예상 사용자를 고려해서 SOP의 형식을 정해야 합니다. 어떤 형식을 선택해야 이 업무에 필요한 정보를 빠르고 쉽게 흡수할 수 있을까요?
바쁜 업무 환경에 놓여 있다면, 각 단계에 이미지를 추가해보세요. 하던 일을 멈추고 자세한 설명을 읽기 어려울 땐 직관적인 그림이 도움이 됩니다. 반면 업무가 복잡하고 자세한 설명이 꼭 필요하다면, 텍스트를 많이 사용할 수 있습니다. 해당 업무 프로세스의 성격과 직원들의 업무 환경을 모두 고려하세요.
이전 아티클 ‘일 잘하는 기업을 위한 3가지 SOP 사용법’에서 자세한 내용을 확인해보세요.
6. SOP를 작성하세요
이제 드디어 SOP를 제작할 차례가 왔습니다! 지금까지 수집한 모든 정보를 바탕으로 SOP를 작성하면 됩니다.
“확인 이메일 보내기”보다는, “확인 이메일 보내기: 항목별 송장, 처리 날짜, 지불 여부 및 주문번호”가 좋습니다.
7. 피드백을 받아보세요
마지막 단계입니다. SOP를 사용할 직원들에게 피드백을 받으세요. 작성된 SOP를 그대로 따라 하고, 만족할 만한 결과를 얻었는지 물어보세요. 충분히 효과적인 SOP였나요? 누락된 단계나 불필요한 단계는 없었나요?
더욱 효과적인 SOP를 제작하고 싶다면, 마지막 테스트로 다른 팀 직원에게 검토를 요청해봐도 좋습니다. 우리 팀이 아닌 직원도 SOP를 보고 업무를 수행할 수 있어야 합니다. 너무 복잡하거나 모호하지는 않았는지 확인해보세요. 초보자가 쉽게 따라오기는 어려웠다고요? 그렇다면 그 SOP는 수정해야 합니다.
스텝하우로 쉽고 빠르게 SOP를 제작해요!
업무 매뉴얼 자동 생성 솔루션 스텝하우를 사용하면, SOP 문서를 1분 안에 간단하게 만들 수 있습니다.
스텝하우는 클릭을 인식해서 자동으로 화면을 캡처하고 매뉴얼을 만들어주는데요, 캡처 도구와 PPT로 제작하면 1시간 이상 걸릴 매뉴얼도 스텝하우로는 1분이면 충분하답니다.
예시로 스텝하우로 제작한 SAP 사용법 SOP를 보여드릴게요.
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