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인사이트사내지식관리란? 지금 바로 체계적인 사내지식관리를 시작해야 하는 이유


🔍 미리 요약해드립니다

이 글을 읽으면 사내지식관리가 무엇이고 왜 필요하며 어떻게 시작할 수 있을지를 알게 됩니다.

사내지식관리를 시작할 수 있는 다양한 방법중에서도 스텝하우를 추천드립니다.


1. 사내지식관리가 무엇일까요?

사내지식관리라는 단어가 낯설게 느껴지시나요? 사실 지식관리는 업무와 떼어놓을 수 없는 개념이랍니다. 모든 일에는 그 일을 수행하기 위해 필요한 지식이 있습니다. 어떤 상황에서 어떻게 해야 하는지를 모두 알고 있다면 업무를 수행할 수 있겠죠. 또한 조직이 커질수록 서로가 가진 지식이 달라질 것입니다. 예를 들어보겠습니다.

흔히 볼 수 있는 식당에서는 이런 사내지식이 있을 수 있습니다.

  • 사장: 임직원의 계약서를 관리하고 임금을 지급하며 세금을 납부하는데 필요한 지식. 식당 마케팅 지식.
  • 매니저: 손님을 응대하는 효율적인 동선에 대한 지식. 불만 고객을 효과적으로 응대할 수 있는 지식.
  • 주방장: 각 메뉴 조리법에 대한 지식. 식재료를 관리하고 주문하는데 필요한 지식.

사내지식관리는 이러한 임직원 개개인의 노하우를 기록해서 회사 전체의 자산으로 전환하는 과정입니다. 사내지식관리를 통해 개인의 지식과 노하우가 조직의 지식으로 공유되고 보존됩니다. 그렇다면 사내지식관리는 왜 해야 할까요?


2. 사내지식관리는 왜 해야 할까요?

사내지식관리를 하지 않은 상황을 상상해봅시다. 식당에 새로운 직원이 들어왔다면 업무를 가르치지 위해 직접 말로 전달을 해야 합니다. 그 과정에서 가르치는 사람, 배우는 사람 모두 시간을 소요해야 하는 것은 물론이고 주먹구구식으로 지식을 전달하는 과정에서 누락되거나 잘못 전달되는 내용이 생길수도 있습니다. 혹은 갑작스레 주방장이 퇴사를 한다면 가게 운영 전체가 어려워질 수도 있습니다.

식당으로 예를 들었지만 많은 기업들에서 오늘도 벌어지고 있는 일이죠. 잡코리아의 통계에 따르면 2020년 대한민국의 평균 퇴사율이 10%라고 합니다. 통계적으로 직원이 10명인 조직에서는 한명 이상이 퇴사를 했고 그 과정에서 사내지식을 잃어버리는 위험이 발생합니다.

사내지식관리는 사내지식을 잃어버리는 문제를 예방하고, 필요한 지식을 필요한 사람에게 전달해줍니다. 평소에 사내지식관리에 신경을 써왔다면 의사결정의 속도와 정확성도 높아지게 됩니다. 필요한 정보에 신속하게 접근할 수 있어 문제 해결이 빨라지고, 더 나은 전략적 결정을 내릴 수 있으니까요. 또한, 직원들의 생산성 및 효율성을 높여 중복된 작업을 줄이고 중요한 업무에 집중할 수 있게 도와줍니다. 고객 서비스의 품질도 향상되어, 고객이 필요한 정보를 신속하게 제공받을 수 있어 만족도가 높아집니다. 이 정도면 사내지식관리를 안 할 이유가 없는 셈입니다.


3. 사내지식관리, 어떻게 시작해야 할까요?

그래서 구체적으로 어떻게 사내지식관리를 시작해야 할까요? 하지 않던 업무를 새로 시작하려면 단계적인 접근을 하는게 좋습니다.

1) 문화 구축하기

지식관리의 첫걸음은 조직 내에서 지식 공유를 장려하는 문화를 조성하는 것입니다. 직원들이 자신의 지식을 공유할 수 있는 환경을 만들기 위해 다음과 같은 시도를 할 수 있습니다

  • 개방적인 환경 조성: 직원들이 자유롭게 의견을 나누고 아이디어를 제시할 수 있는 문화를 조성해야 합니다. 회의나 워크숍에서 자유롭게 의견을 표현할 수 있는 기회를 제공하세요.
  • 지식 공유 인센티브: 필요하다면 지식을 적극적으로 공유하는 직원들에게 보상을 제공하여 지식 공유의 중요성을 강조하세요. 지식 공유 활동에 참여한 직원에게 성과 보너스나 공로상을 수여할 수 있습니다.

업무지식을 공유하고 기록하는 일이 쓸데없는 추가 업무가 아닌, 일이 차질없이 진행되기 위한 예방조치라는 공감대를 얻는게 중요합니다.


2) 사내지식관리 시스템 선택하기

사내지식관리의 형태도 다양한 방식으로 이뤄질 수 있습니다. 조직이 작다면 업무 매뉴얼을 인쇄해서 사무실에 비치하는 것 만으로도 충분할 수 있지만 조직이 커질수록, 업무가 복잡할수록 사내지식관리를 도와주는 전문 소프트웨어를 사용하는게 좋습니다. 이런 소프트웨어를 사내지식관리 시스템(Knowledge Management System)이라고 부릅니다.

사내지식관리 시스템을 선택할 때 고려해야 할 기준들은 다음과 같습니다:

  • 사용의 용이성: 직관적이고 사용하기 쉬워야 합니다. 특별한 교육이 없이도 누구나 시스템을 쉽게 활용할 수 있어야 합니다. 지식을 기록하고 공유하는 과정 자체가 어렵고 불편하다면 사내지식관리의 성과도 낮아질 테니까요.
  • 확장성: 회사의 성장에 따라 시스템도 함께 확장될 수 있어야 합니다. 새로운 직원이나 부서가 생기더라도 시스템이 이를 감당할 수 있어야 하며, 지속적인 기능 추가가 지원되야 합니다.
  • 통합성: 이미 사용 중인 다른 소프트웨어 및 도구와 원활하게 통합될 수 있는 시스템을 선택하세요. 이메일, 사내 메신져, 프로젝트 관리 소프트웨어 등과 통합되는 기능이 있는 KMS를 선택하면 지식 공유가 더욱 원활해집니다.
  • 보안: 사내지식관리 시스템에는 민감한 정보가 포함될 수 있으므로, 보안 기능이 철저하게 마련된 시스템을 선택해야 합니다. 지식 작성 과정에서의 마스킹, 사용자 권한 관리, 데이터 암호화, 백업 및 복구 기능이 필수적입니다.


3) 스텝하우로 시작하는 사내지식관리

스텝하우는 사내지식관리를 시작하기에 최적의 솔루션입니다. 크롬 익스텐션과 확장 프로그램을 통해 간단하게 업무 지식을 매뉴얼로 기록할수 있게 만들어 줍니다. 크롬 익스텐션에서 녹화를 실행하고 기존의 업무를 진행하기만 하면 자동으로 스크린샷이 기록되어 매뉴얼이 완성됩니다. 사용이 간편한 만큼 기존의 업무에 적용하기에도 용이합니다. 지금도 올리브영, 한국타이어, 잡코리아, 토스 등의 기업에서 스텝하우를 통해 사내 지식 관리를 하고 있습니다.

또한 스텝하우는 TLS 암호화, SSL 인증을 거치는 등 보안에도 철저히 신경을 쓰고 있어, 중요한 회사 정보가 외부로 유출되지 않도록 보호합니다. 강력한 데이터 암호화 및 사용자 권한 설정 기능을 통해 안전하게 정보를 공유하고 관리할 수 있습니다. 스텝하우를 통해 생성된 매뉴얼의 예시가 궁금하시면 아래 링크를 참고해주세요.

🔗스텝하우 매뉴얼 예시, PDF 문서 피그마에 불러오기


4. 사내지식관리, 지금 시작하세요

사내지식관리가 필수일까요? 담당자 퇴사에 따른 노하우 상실, 신규 입사자에 대한 반복적인 교육, 필요한 지식을 제때 획득하지 못해 생기는 비효율을 줄이기 위해서는 필수입니다. 그리고 사내지식관리를 시작한다면 빠를수록 더 좋겠죠. 그 과정에서 어떤 솔루션을 사용하셔도 좋지만 가장 빨리 시작할 수 있는 스텝하우를 통해 사내지식관리를 시작하길 바라신다면 먼저 크롬 익스텐션을 설치하고 자동 매뉴얼 제작을 경험해보세요.


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