일 잘하는 기업을 위한 3가지 SOP 사용법

이전 편인 SOP(표준 운영 절차)란? SOP의 중요성과 쉬운 제작 방법을 읽은 후에 더 이해하기 쉽습니다.

SOP란?

표준 운영 절차(Standard Operating Process)의 약자인 SOP는 업무 지침을 매뉴얼화한 것으로, 관리자가 모든 업무에 하나하나 관여하지 않아도 팀이 업무를 일관되게 수행할 수 있도록 도와줍니다. SOP를 구축해놓으면 복잡한 업무나 혼란스러운 상황이 발생해도 대처하기 쉬워지고, 업무 프로세스를 효율적으로 운영할 수 있게 됩니다.

SOP의 3가지 유형

SOP를 효율적으로 활용하기 위해서는 먼저 그 유형을 잘 알고 있어야 합니다. SOP는 그 특성과 짜임에 따라 크게 3가지 유형으로 구분할 수 있습니다.

1. 단계별 SOP (Step-by-Step SOP)

단계별 SOP

• 간단한 업무 지시사항을 해야 할 순서대로 정리

• 누가, 언제 하든 동일한 절차 적용

• 체크리스트(X) → 단계별 절차(O) → 순서가 매우 중요함

단계별 SOP는 특별한 기술이나 경력이 없어도 누구나 쉽게 따라 할 수 있는 간단한 매뉴얼입니다. 올바르게 작성된 단계별 SOP는 누구나 쉽고 빠르게 이행할 수 있습니다.

2. 계층적 SOP (Hierarchical SOP)

계층적 SOP

• 단계별 SOP + 각 단계에 대한 상세 설명 추가

• 업무 대상과 시기 등을 명확하게 지시

문서화할 절차가 너무 복잡하다면, 단계별 SOP 대신 계층적 SOP를 사용할 수 있습니다.

예를 들어, "모든 직원은 손을 씻는다"라는 지시사항은 단계별 SOP의 한 단계에 해당합니다. 하지만 병원의 SOP인지, 식당의 SOP인지에 따라 세부사항은 달라질 수 있습니다. 얼마나 오랫동안 손을 문질러야 하는지, 어떤 비누나 손소독제를 사용해야 하는지 등의 설명이 추가되었을 때 계층적 SOP라고 할 수 있습니다.

3. 흐름도 SOP (Flowchart SOP)

흐름도 SOP

• 조건에 따른 절차가 포함된 복잡한 업무 상황의 매뉴얼

• 흐름도를 사용하여 시각적으로 제시

• 단순하고 명확하게 구성해야 효과적

조건이나 상황에 따라 해야 할 일이 달라지는 업무도 있습니다. 예를 들어, 관리자가 승인해야 다음 단계로 넘어갈 수 있고, 승인받지 못할 경우 기존 단계로 돌아가 수정을 거쳐야 하는 경우가 그렇습니다.

이럴 때는 흐름도 SOP를 사용할 수 있습니다. 흐름도 내에 조건과 여러 경우의 수를 배치해 한눈에 알아볼 수 있도록 합니다. 단계를 과도하게 복잡하게 구성하면 흐름도 SOP의 장점이 반감될 수 있으므로, 필요하다면 단계별 혹은 계층적 SOP와 결합하여 사용해야 합니다.

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